Tehnici esențiale pentru crearea unei prezentări de impact

Indiferent de sarcinile cu care ne confruntăm în job-ul de zi cu zi – prezentarea de date, oferirea de idei noi, elaborarea de planuri, instruirea colegilor sau sesiuni de motivare a echipei – o prezentare eficientă este o cheie către succes și rezultate. Abilitățile de prezentare nu sunt doar utile, ci esențiale pentru a ne realiza obiectivele propuse. Acest articol te va învăța cum să identifici cele mai bune strategii și structură pentru prezentările tale, îți va oferi tehnici specifice pentru îmbunătățirea stilului de prezentare și livrare, te va ajuta să schițezi o listă detaliată de verificare pentru utilizarea materialelor vizuale și îți va oferi tehnici pentru rezolvarea întrebărilor dificile.

1. Elementele esențiale ale unei prezentări de impact. Prezentările eficiente sunt construite pe cinci elemente de bază: strategie, structură, sprijin, stil și supliment(doză extra). Strategia înseamnă să înțelegem audiența și nevoile sale. Structura se referă la pregătirea conținutului. Sprijinul implică susținerea argumentelor cu dovezi adecvate. Stilul se referă la livrarea materialului cu încredere și siguranță. Suplimentul implică gestionarea emoțților și pregătirea pentru întrebări și argumente cheie. Vom aborda fiecare element în parte pentru o mai bună înțelegere a acțiunilor viitoare:
2. 1. Formularea strategiei: Înainte de a începe să colectezi date, să culegi informații sau îți iei notițe, trebuie să clarifici ce încerci să faci în prezentare și de ce. Scopurile comune ale prezentărilor includ:
   • A motiva.
   • A informa.
   • A convinge.
   • A demonstra.
   • A învăța.

De exemplu, dacă scopul prezentării tale este de a motiva oamenii să își schimbe comportamentul, atunci va trebui să folosești un limbaj persuasiv în prezentare. Cu toate acestea, dacă scopul tău este să-ți informezi publicul, atunci ar fi util pentru participanți ca prezentarea să includă mai multe date, cifre și informații generale. Pentru a-ți formula strategia de prezentare, gândește-te la subiectul per ansamblu pe care dorești să îl abordezi. Apoi, uită-te la scopul tău general și la ce vrei realiza (a convinge, a informa, a preda sau a motiva). De acolo, poți dezvolta un scop specific (cum ar fi mesajul cheie pe care dorești să îl transmiți publicului tău) pentru prezentarea ta.

Gândește-te la aceste întrebări înainte de a începe:

• Ce vrei să învețe publicul tău?
• Ce comportamente sau atitudini vrei să aibă adopte membrii publicului tău în urma prezentării?
• Care sunt următorii pași, pentru tine și publicul tău, odată ce prezentarea s-a încheiat?

Când te gândești la aceste întrebări, ia în considerare și membrii publicului:

• Cine sunt ei?
• Cât de multe știu deja despre subiectul prezentării?
• Cum vor folosi ei informațiile pe care le prezinți?
• Cum doresc ei să le fie prezentate aceste informații?
• Le vor plăcea sau nu le vor plăcea statisticile, imaginile, citatele, diagramele sau animațiile?
• Ce este probabil să-i plictisească?

Gândește-te la o prezentare căreia trebuie să o livrezi (sau ultima pe care ai livrat-o) prin care trebuia să convingi oamenii să urmeze un plan de acțiuni. Uită-te peste întrebările de mai sus și completează tabelul următor:

2.2. Dezvoltarea structurii prezentării: Modul în care îți structurezi prezentarea va influența cât de bine va înțelege publicul mesajul transmis. Atunci când mesajul tău este bine organizat, sunt șanse mai mari ca publicul să-l înțeleagă și să rețină informația livrată. Poți alege dintr-o varietate de structuri și cu toate acestea propunem un exemplu potrivit mai ales atunci când încerci să convingi oamenii să ia acționeze după finalizarea prezentării, respectiv tehnica „sandwich”. Cu această tehnică, începi cu avantajele sau elementele pozitivele ale mesajului tău. Apoi abordezi riscurile sau elementele mai puțin pozitive. În cele din urmă, evidențiezi beneficiile, prezentând cum riscurile pe care le-ai identificat vor fi gestionate sau eliminate.

Indiferent de structura aleasă de tine., urmărește întotdeauna să începi prezentarea de la nivelul de înțelegere și pregătire al publicului. Nu vrei să-i plictisești cu informații pe care ei deja le știu.

Folosind exemplul pe care l-ai identificat în exercițiul anterior, creează o structură sandwich pentru prezentarea ta. Scrieți acest lucru în tabelul următor:

Pe lângă această structură, ia de asemenea în calcul atât introducerea și concluzia.

Introducerea

Când îți pregătești introducerea, scopul tău este să oferi membrilor audienței o previzualizare a ceea ce urmează. Aceasta are trei elemente cheie:

• Captarea interesului lor și stabilirea mediului de învățare;
• Setarea unei motivații pentru ca publicul să te asculte;
• Oferirea unei structuri a ideilor ce se vor discuta.

Introducerea ta stabilește starea de spirit a prezentării și va rămâne cu publicul de obicei pe tot parcursul discursului. Prin urmare, este o practică bună să îți planifici mesajul de deschidere știind că va da tonul a tot ce urmează. Ideile pentru a crea o primă impresie puternică includ:

• Adresează o întrebare retorică;
• Povestește ceva uluitor, neașteptat sau plin de umor;
• Folosește un citat convingător sau celebru;
• Folosește un exemplu din viața de zi cu zi;
• Lansează o provocare către membrii audienței;
• Solicită o acțiune specifică ce trebuie întreprinsă;
• Dezvăluie beneficiile ascultării prezentării tale.

Concluzia

Poate fi util să începi cu concluzia când îți planifici prezentarea. Când începi cu mesajul final în minte, este mai ușor să te asiguri orice acțiune va decurge la concluzia firească pe care o dorești. Evidențiază sau reiterează mesajul tău cheie la începutul, mijlocul și sfârșitul discursului poate folosind un simplu grafic sau o imagine. Acest lucru va ajuta audiența să păstreze tema centrală a prezentării în minte.

Poți folosi aceleași metode pe care le-ai folosit pentru a crea o introducere puternică pentru a ajunge la o concluzie la fel de puternică. De exemplu, poate fi foarte eficient să închei prezentarea cu un citat sau o poveste amuzantă.

Scrieți o introducere și o concluzie la exemplul de prezentare de mai sus în tabelul următor. Poți scrie un paragraf complet sau poți folosi puncte cheie.

2.3. Argumentează-ți ideile din discurs: Există multe modalități de a susține punctele pe care le inserezi în prezentare. Poți folosi statistici, exemple sau surse pentru a întări mesajul transmis. De asemenea, credibilitatea argumentelor tale, va avea, un impact mai mare asupra audienței tale prin oferirea unor informații relevante. Pentru acestea poți utiliza materiale vizuale, cum ar fi fotografii, diagrame și grafice, pentru a dezvolta capacitatea publicului tău de a procesa și reține informații importante. Ele pot, de asemenea, ajuta la înțelegerea și memorarea facilă a unor idei dar și la păstrare atenției publicului. Potrivit lui Bruce Gronbeck în cartea sa din 1997, „Principles of Speech Communication”, folosirea mijloacelor vizuale într-o prezentare ajută în mod semnificativ atunci când este necsar să clarificăm informații complexe sau detaliate.

Materialele vizuale fac prezentările cu 50% mai memorabile și cu 43% mai persuasive decât dacă nu ar fi fost folosite.

Este important să ne amintim, totuși, că materialele vizuale sunt incluse pentru a îmbunătăți prezentarea ți nu invers Ele ar trebui să fie întotdeauna ca a completare a prezentării, niciodată ca o distragere a atenției de la persoana care vorbește.

Folosește următoarea listă de verificare când îți pregăești materialele vizuale:

• Le poate vedea publicul cu ușurință?
• Sunt ele simple și ușor de înțeles?
• Sunt colorate și captivante?
• Folosesc o varietate de materiale pentru a face prezentarea interesantă?
• Materialele vizuale contribuie pozitiv la prezentarea mea?
• Am folosit efectele speciale cu moderație și doar pentru a evidenția un punct?
• Când ar trebui să elimin o imagine, pentru a nu distrage atenția publicului?
• Pot explica datele din spatele imaginii sau al graficului, dacă sunt întrebat?
• Am exersat folosirea materialelor și mă simt confortabil cu ele?
• Am un plan de urgență dacă materialele nu funcționează conform așteptărilor?

2.4. Stilul de livrare:

Trebuie să fii bine pregătit pentru a face o prezentare captivantă. Cu toate acestea, pregătirea strict a conținutului nu garantează că vei livra o prezentare pe măsură. De asemenea, trebuie să îți pregătești prezentarea și aici devine important stilul tău de livrare. Un prezentator foarte bun face ca prezentarea să pară fără efort. Totuși, nu fi păcălit de acest lucru, deoarece de obicei în spatele oricărei prezentări formidabile stau de fapt ore întregi de muncă și practică. În orice caz, prezentatorii de succes depun adesea la fel de mult efort în exersare așa cum o fac în crearea conținutului.

Pregătirea notițelor

• Începe prin a realiza o schiță a punctelor cheie, urmând organizarea modelul pe care l-ai ales;

• Copiază pe prezentare cuvintele cheie de pe notițe pentru a-ți ajuta memoria dacă uiți în timp ce vorbești. Cu toate acestea, nu citi de pe slide-uri;

• Evidențiază în notițe locurile în care vei introduce un material vizual sau alt indiciu extern;

• Gândește-te la tranzițiile din prezentare, asigurându-te că te deplasezi fără probleme de la un punct la altul;

• Notează punctele în care intenționezi să faci o pauză de gândire sau de efect, sau pentru a invita participanții să adreseze întrebări.

Exersarea prezentării

• Folosește contactul vizual, deoarece acest lucru va ajuta la dezvoltarea încrederii și credibilității tale;
• Privește câte un membru al publicului pe măsură ce prezentarea continuă, mută-ți privirea în diferite părți ale camerei;
• Dacă trebuie să folosești un podium, încearcă să nu stai direct în spatele lui, publicul ar trebui să vadă gesturile tal din nou în timpul prezentării;
• Fii sociabil (cu excepția cazului în care este un cadru formal, unde un discurs scris poate fi mai potrivit);
• Utilizează spațiul fizic disponibil și deplasează-te, schimbându-ți poziția în cameră ori de câte ori este posibil;
• Folosește gesturi fizice relaxate și fluide;
• Variază tonul vocii și inflexia pentru a sublinia un punct sau pentru a indica a schimbare de subiect;
• Elimină comportamentele care îți distrag atenția, cum ar fi mișcarea tastelor sau ajustarea ochelarii tăi;
• Elimină obiectele care îți distrag atenția (cum ar fi căni sau coșuri de gunoi);

2.5. Pregătirea pentru întrebări

• Cercetează cu atenție informațiile din prezentarea ta;

• Întrebă-te: „Care este reversul acestei afirmații sau argument?”

• Roagă colegii să îți verifice materialul cu atenție și apoi să îți ofere feedback;

• Exersează răspunsurile la fiecare probă contrară;
• Fii pregătit pentru un interlocutor care poate avea o agendă personală.

Folosind exemplul tău de mai sus găsește trei până la cinci contraargumente sau comentarii ale idelior prezentate de tine pentru care ar trebui să fii pregătit. Apoi găsește răspuns pentru fiecare contraargument.

Dacă un membru al publicului te provoacă în timpul prezentării, poate fi util să ții cont de următoarele sfaturi:

• Reformulează obiecția sau întrebarea. Acest lucru îți oferă timp să te gândești la răspuns și, de asemenea te asiguri că toată lumea are șansa de a auzi ceea ce s-a spus;

• Comunică-ți poziția direct, clar și concis, dar asigură-te că de asemenea, recunoști și accepți poziția celeilalte persoane;
• •Oferiră sprijin pentru poziția ta și furnizează dovezi ale acesteia. Apoi, reintrodu motivele pentru care crezi că publicul ar trebui să fie de acord cu tine;

• Ține cont de timpul pe care îl ai la dispoziție și încearcă să echilibrezi nevoile audienței cu cerințele unor indivizi specifici;

• • Dacă ți se pune o întrebare complicată, te poți oferi să răspunzi după prezentare, fie printr-o întâlnire rapidă, fie printr-o conferință telefonică;

• Păstrează schimburile de idei obiective și concrete. Nu personaliza întrebarea sau răspunsul tău.

Cele mai importante idei din acest articol:

Planificarea și oferirea unei prezentări eficiente reprezintă o competență esențială în mediul de lucru actual, fiind o modalitate excelentă de a comunica mesaje și a convinge alți indivizi. Factorul determinant în realizarea unei prezentări de succes constă în pregătirea minuțioasă. Trebuie să se stabilească clar obiectivele prezentării, publicul țintă și ce informații vor fi relevante pentru aceștia.

Investiția de timp și efort în organizarea prezentării conduce la o mai mare încredere în sine și reduce anxietatea, în timp ce un mesaj bine structurat facilitează reținerea informației de către audiență. Sprijinirea punctelor de discuție cu statistici relevante și ajutoare vizuale precum diagrame și grafice măresc capacitatea publicului de a procesa și memora mesajul.

Este vitală anticiparea și pregătirea pentru eventualele întrebări, având în vedere interacțiunea cu publicul. Începerea prezentării cu o introducere puternică și încheierea acesteia cu o concluzie de impact îmbunătățește șansele de retenție a punctului central de către audiență. În concluzie, pregătirea amănunțită și prezentarea eficientă sunt abilități esențiale în mediul de lucru din zilele noastre.